Çfarë është fatura elektronike dhe si ndryshon nga PDF-ja?
Një PDF është paraqitje e lexueshme e faturës. Dërgimi i tij me email nuk e zëvendëson vetë procesin e shkëmbimit të faturës elektronike. Dokumenti i strukturuar përmban fusha që sistemet mund t’i lexojnë dhe përpunojnë.
Fiskalizimi dhe shkëmbimi elektronik janë hapa të lidhur, por të dallueshëm. Për një proces të plotë duhet të kontrolloni regjistrimin fiskal dhe gjendjen e dërgimit të dokumentit.
Faturimi B2B dhe B2G në Shqipëri
B2B përshkruan marrëdhëniet ndërmjet bizneseve, ndërsa B2G faturimin drejt institucioneve publike. DPT dokumenton shkëmbimin e faturave elektronike nëpërmjet Platformës Qendrore të Faturave. Klasifikoni transaksionin dhe mënyrën e pagesës përpara se të zgjidhni dokumentin.
Për raste të veçanta, përfshirë klientë të huaj ose veprimtari me trajtim specifik, verifikoni udhëzimet përkatëse dhe konfigurimin me ekonomistin. Mos përdorni një lloj fature për çdo shitje vetëm sepse pagesa kalon në bankë.
Lista e përgatitjes për faturën e parë
Procedura e DPT përfshin certifikatën elektronike, aksesin në SelfCare dhe plotësimin e të dhënave të biznesit e operatorëve. Përgatitini këto përpara konfigurimit të programit.
- Kontrolloni certifikatën elektronike dhe vlefshmërinë e saj.
- Verifikoni vendin e ushtrimit të aktivitetit dhe operatorët në SelfCare.
- Kontrolloni emrin, NIPT-in dhe adresën e blerësit.
- Përgatitni artikujt, njësitë, trajtimin e TVSH-së dhe mënyrën e pagesës.
- Për faturim me kontratë, mblidhni referencat e porosisë apo dokumentet mbështetëse.
Si ta organizoni procesin me easyInvoice
Përgatisni klientin dhe rreshtat e faturës, kontrolloni llogaritjet dhe më pas lëshoni dokumentin. Pas dërgimit, ndiqni përgjigjen dhe ruani lidhjen me porosinë ose kontratën përkatëse.
- Para lëshimit: kontrolloni sasitë, çmimet, zbritjet dhe totalin.
- Pas lëshimit: verifikoni identifikuesit fiskalë dhe statusin elektronik.
- Për faturat në hyrje: caktoni personin që kontrollon dokumentin dhe mospërputhjet.
- Në rakordim: krahasoni faturën me pagesën bankare dhe dokumentet mbështetëse.
- Në arkiv: ruani versionin e dokumentit dhe referencat e korrigjimeve.
Dërguar, pranuar dhe paguar: çfarë duhet të kontrolloni?
Statusi i dërgimit tregon ecurinë e shkëmbimit. Pranimi ose refuzimi lidhet me reagimin ndaj dokumentit. Pagesa është ngjarje më vete dhe duhet të rakordohet me bankën ose evidencën financiare.
Një faturë e dërguar nuk duhet konsideruar automatikisht e paguar. Për dokumentet në pritje, caktoni një kontroll të përditshëm dhe ndiqni arsyen konkrete të gabimit përpara çdo veprimi të ri.
Gabime, refuzime dhe fatura korrigjuese
Kur zbuloni një gabim, identifikoni fillimisht nëse dokumenti është lëshuar dhe fiskalizuar. Mos e trajtoni një faturë të lëshuar si draft që mund të fshihet pa gjurmë.
DPT shpjegon se korrigjimi i faturave të dublikuara bëhet me faturë korrigjuese që referon faturën origjinale. Ruani arsyen dhe lidhjen mes dokumenteve; mënyrën konkrete të korrigjimit përcaktojeni sipas rastit dhe udhëzimit përkatës.
SelfCare, e-Albania dhe integrimi me API
SelfCare është Platforma Qendrore e Faturave e Administratës Tatimore. Procedura zyrtare përshkruan aksesin përmes e-Albania. e-Filing shërben për procese të deklarimit tatimor dhe nuk duhet ngatërruar me ndërfaqen ku ndiqet fatura elektronike.
Nëse faturat krijohen në ERP ose dyqan online, përdorni udhëzuesin e API-së për të planifikuar integrimin. Kontrolli teknik i përfundimit të faturës elektronike dhe rakordimi financiar duhen trajtuar si hapa të veçantë.
Pyetje të shpeshta
A është PDF-ja faturë elektronike?
PDF-ja është paraqitje e lexueshme. Vetëm dërgimi i saj me email nuk zëvendëson shkëmbimin e dokumentit të strukturuar përmes procesit të faturimit elektronik.
Çfarë duhet për të filluar?
Përgatitni certifikatën elektronike, aksesin dhe konfigurimin në SelfCare, operatorët dhe të dhënat e klientëve, artikujve e pagesave.
A do të thotë dërguar se fatura është paguar?
Jo. Dërgimi, pranimi dhe pagesa përfaqësojnë hapa të ndryshëm. Pagesa kontrollohet veçmas me evidencën financiare.
Dokumentacion dhe burime të lidhura
Na kontaktoni për një zgjidhje të plotë për biznesin tuaj: +355 4 453 7777ose +355 69 404 1322